Whistleblowing

In Übereinstimmung mit der Richtlinie (EU) 2019/1937 hat Nippon Gases Euro-Holding, S.L.U. für die europäischen Unternehmen der Nippon-Gases-Gruppe eine Hinweisgeber-Richtlinie und ein Hinweisgeber-Verfahren genehmigt, um die notwendigen Bestimmungen für das interne Hinweisgeber-System und die bestehenden internen Informationskanäle festzulegen.

Das vorliegende Dokument fasst die wichtigsten Punkte des Verfahrens zusammen:

1. Internes Hinweisgeber-System von Nippon Gases

Das interne Hinweisgeber-System von Nippon Gases ist die wesentliche Möglichkeit für die Meldung möglicher Unregelmäßigkeiten, die Verstöße gegen die in der Unternehmensrichtlinie zum internen Hinweisgeber-System der Nippon-Gases-Gruppe genannten Anwendungsbereiche beinhalten können.

Die Meldungen können unter Angabe der Identität der meldenden Person oder anonym eingereicht werden.

Über diese Kanäle können Berichte eingereicht werden:

• Die externe Plattform EthicsPoint ist über https://secure.ethicspoint.eu/domain/media/eseu/gui/105848/index.html zugänglich.

• E-Mail: compliance@nippongases.com

• Compliance-Hotline (die Nummern für jedes Land werden auf der EthicsPoint-Plattform veröffentlicht)

Auf Antrag der meldenden Person kann die Meldung auch mündlich im Rahmen eines persönlichen Gesprächs oder per Videokonferenz erfolgen.

Alle Meldungen werden vom Europäischen Chief Compliance Officer und dem Europäischen Personalabteilungsleiter entgegengenommen, die beide Mitglieder eines Kollegiums sind, das die Aufgaben des internen Hinweisgeber-Systemmanagers wahrnimmt, und die im Folgenden gemeinsam als Systemmanager bezeichnet werden.

Es ist auch möglich, eine Meldung an den eigenen Vorgesetzten, den lokalen Compliance Champion, die Personalabteilung oder die Rechtsabteilung zu richten.

2. Schritte des Verfahrens

2.1. Phase der Registrierung

Jede Meldung, die bei einem der oben genannten internen Kanäle eingereicht wird, wird unter Beachtung des Grundsatzes des guten Glaubens innerhalb von sieben Tagen nach Eingang bestätigt.

Die meldende Person muss die von ihr als notwendig erachteten Daten bereitstellen. Bei der Wahl der externen Plattform EthicsPoint muss die meldende Person die Meldung über das verfügbare Datenerfassungsformular übermitteln.

2.2. Analysephase

Die eingegangenen Meldungen werden einer Zulässigkeitsanalyse unterzogen. Vom Anwendungsbereich des internen Hinweisgeber-Systems ausgenommen sind Meldungen, die:

• ·nicht in den materiellen Anwendungsbereich der EU-Richtlinie fallen und/oder sich nicht auf Tatsachen/Verhaltensweisen beziehen, die einen Verstoß gegen den Verhaltenskodex von Nippon Gases oder Unregelmäßigkeiten betreffen, die Verstöße gegen die für die Unternehmen der Nippon-Gases-Gruppe geltenden internen Vorschriften beinhalten könnten,

• auf bloßen Gerüchten beruhen und/oder sich nicht auf konkrete Fakten stützen,

• speziell den Inhalt einer Datei/eines Dokuments betreffen, die/das dem Unternehmen nicht zugänglich ist und die/das nicht in der Mitteilung enthalten ist.

Unter Berücksichtigung der oben genannten Ausschlüsse der Unzulässigkeit teilt die zuständige Person der meldenden Person die Entscheidung über die Zulassung bzw. Nichtzulassung mit.

Die Analysephase endet mit der Auswahl des für die Untersuchung verantwortlichen Teams/der verantwortlichen Person, die je nach Gegenstand der Meldung der lokalen Compliance-Abteilung oder der von den Systemmanagern benannten Person/en entspricht.

Das mit der Untersuchung beauftragte Team bzw. die mit der Untersuchung beauftragte Person steht in keinem Fall mit dem zu untersuchenden Sachverhalt in Verbindung, um einen Interessenkonflikt zu vermeiden. Befindet sich jedoch eine der mit der Durchführung der Untersuchung beauftragten Personen in einem Interessenkonflikt in Bezug auf die ihr zur Kenntnis gebrachten Sachverhalte, so nimmt sie von der Bearbeitung dieser Sachverhalte Abstand.

2.3. Untersuchungsphase

Die Untersuchung wird so schnell wie möglich eingeleitet.

Die Untersuchung wird in Übereinstimmung mit den festgelegten internen Verfahren und unter Einhaltung der in der Richtlinie von Nippon Gases Europe über das interne Hinweisgeber-System vorgesehenen Garantien durchgeführt, wobei in jedem Fall für alle betroffenen Personen gewährleistet ist:

• die Achtung der Unschuldsvermutung und des Ansehens sowie das Recht auf Verteidigung,

• das Recht auf jederzeitige Anhörung,

• das Recht, über die der betroffenen Person zur Last gelegten Handlungen oder Unterlassungen informiert zu werden,

• die Wahrung ihrer Identität und der Vertraulichkeit der Fakten und Daten des Verfahrens.

Das Untersuchungsverfahren kann Folgendes umfassen:

• persönliche Gespräche mit der meldenden Person, um weitere Informationen zu erhalten,

• persönliche Gespräche mit den Abteilungen und/oder Personen, die direkt oder indirekt an den Ereignissen/Verhaltensweisen beteiligt sind, bei denen es sich möglicherweise um Unregelmäßigkeiten handelt, und die von den mit der Untersuchung beauftragten Personen ermittelt wurden,

• Datenanalyse und Informationsbeschaffung,

• Einholung von Sachverständigengutachten von internen oder externen Fachleuten,

• sonstige Ermittlungs- oder Beweismaßnahmen, die als sachdienlich erachtet werden und im Hinblick auf die Rechtsstellung der betroffenen Person die geringste Belastung darstellen.

2.4. Phase der Auflösung

Die Systemmanager nehmen auf der Grundlage der durchgeführten Untersuchung eine Bewertung des Sachverhalts/Verhaltens vor, der Gegenstand der Meldung ist, und teilen ihre Erkenntnisse den Betroffenen so bald wie möglich mit.

Bei Verstößen von Mitarbeitern leiten die Systemmanager die Akte an die Personalabteilung weiter, damit geeignete Maßnahmen ergriffen werden können.

Die Entschließungsfrist darf drei Monate ab dem Eingang der Mitteilung oder, wenn der meldenden Person keine Empfangsbestätigung zugesandt wurde, drei Monate ab dem Ablauf der Sieben-Tage-Frist nach der Mitteilung nicht überschreiten, es sei denn, es handelt sich um besonders komplexe Fälle, die eine Verlängerung der Frist erfordern; in diesem Fall kann die Frist um bis zu drei weitere Monate verlängert werden.

3. Schutz der personenbezogenen Daten

Das interne Whistleblowing-System wird auf sichere Weise konzipiert, eingerichtet und verwaltet, um die Vertraulichkeit der an den Meldungen beteiligten Personen und der bei der Verwaltung und Verarbeitung dieser Meldungen durchgeführten Maßnahmen sowie den Datenschutz zu gewährleisten.

Personenbezogene Daten werden nicht erhoben, wenn sie für die Verarbeitung bestimmter Informationen offensichtlich nicht relevant sind, oder werden, falls sie zufällig erhoben wurden, unverzüglich gelöscht.

Personenbezogene Daten, die sich auf die erhaltenen Informationen und die internen Untersuchungen nach dem vorstehenden Absatz beziehen, werden nur so lange aufbewahrt, wie es erforderlich und nach geltendem Recht zulässig ist. 

4. Schutzmaßnahmen

Die meldenden Personen haben Anspruch auf Schutz, sofern keiner der in Abschnitt 2.2 genannten Ausschlüsse zutrifft und die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:

• Die Person hat berechtigten Grund zu der Annahme, dass die genannten Informationen der Wahrheit entsprechen, auch wenn die Person keine schlüssigen Beweise vorlegen kann, und die besagten Informationen in den Anwendungsbereich des internen Hinweisgeber-Systems fallen.

• Die Meldung ist in Übereinstimmung mit den in der Konzernrichtlinie zum internen Hinweisgeber-System und in diesem Verfahren festgelegten Anforderungen erfolgt.

Personen, die Informationen über Handlungen oder Unterlassungen anonym weitergegeben haben, dann aber identifiziert wurden, haben ebenfalls Anspruch auf Schutz.

Die Nippon-Gases-Gruppe verbietet ausdrücklich Handlungen, die Vergeltungsmaßnahmen darstellen, einschließlich der Androhung von Vergeltungsmaßnahmen und Versuchen, Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen zu ergreifen, die eine Meldung einreichen, die den Anforderungen der Unternehmensrichtlinie zum internen Hinweisgeber-System und dem geltenden Recht entspricht.

Der gute Glaube der meldenden Person ist eine Voraussetzung für ihren Schutz. Die Rechtsvorschriften in diesem Bereich schließen Personen vom Schutz aus, die wissentlich falsche oder irreführende Informationen vorgelegt haben, sowie Personen, die sie unrechtmäßig erlangt haben.

1 Vergeltungsmaßnahmen sind alle Handlungen oder Unterlassungen, die gesetzlich verboten sind oder die direkt oder indirekt eine ungünstige Behandlung nach sich ziehen, die die betroffenen Personen im Vergleich zu anderen im Beschäftigungs- oder Berufsleben benachteiligt, und zwar ausschließlich aufgrund ihres Status als Hinweisgeber oder weil sie eine öffentliche Mitteilung gemacht haben. Als Vergeltungsmaßnahmen im Sinne der Richtlinie gelten unter anderem: Aussetzung des Arbeitsvertrags, Entlassung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses, Degradierung oder Verweigerung der Beförderung, Einschüchterung, Belästigung, Diskriminierung oder ungünstige oder unfaire Behandlung.

2 Das vollständige Dokument ist hier verfügbar.